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12 E-Mail-Vorlagen für Freelancer und Kunden (Kopieren & Einfügen)

Aktualisiert im Juli 2026

Dieselben E-Mails tauchen bei jedem Projekt auf — die erste Antwort auf eine Anfrage, das Angebot, das Onboarding, die Rechnung, die sanfte Erinnerung, wenn eine Rechnung unbeantwortet bleibt. Speichere sie einmal und sende sie mit einem Tastendruck, statt sie von Grund auf neu zu schreiben.

Tausche die Teile in Klammern aus, um sie an jeden Kunden anzupassen, behalte deinen eigenen Ton, und füge eine davon in jedes Feld ein, indem du // tippst. Tipp: Verwandle datierte Vorlagen in dynamische Platzhalter, damit Datum und Name sich selbst ausfüllen.

1. Auf eine Projektanfrage antworten

Hallo [Name], danke für deine Nachricht — dein Projekt klingt nach einer guten Passung. Um ein genaues Angebot zu erstellen, könntest du [Zeitrahmen, Budgetrahmen und Referenzen] mitteilen? Gerne auch ein kurzer Anruf, falls das einfacher ist.

2. Ein Angebot senden

Hallo [Name], anbei das Angebot für [Projekt]. Es deckt Umfang, Zeitrahmen und Preise ab. Ich habe auch notiert, was nicht enthalten ist, damit es keine Überraschungen gibt. Sag mir, falls du etwas anpassen möchtest — gerne gehen wir das gemeinsam durch.

3. Ein Angebot nachfassen

Hallo [Name], ich wollte nur kurz zum am [Datum] gesendeten Angebot nachfragen. Kein Stress — ich weiß, solche Entscheidungen brauchen Zeit. Falls Fragen aufgekommen sind, kläre ich die gerne.

4. Kunden-Onboarding

Willkommen an Bord, [Name]! Das passiert jetzt: [1) Kickoff, 2) Zugänge, die ich brauche, 3) erster Meilenstein]. Du erreichst mich unter [Kontakt] und ich antworte normalerweise innerhalb von [Zeitrahmen]. Freue mich auf den Start.

5. Anfrage nach Materialien oder Zugängen

Hallo [Name], um weiterzukommen brauche ich [Logo-Dateien / Markenrichtlinien / Login-Zugang] bis zum [Datum]. Du kannst sie hier senden oder in [Ordner/Link] ablegen. Danke!

6. Ein Fortschritts-Update teilen

Hallo [Name], kurzes Update zu [Projekt]: [was fertig ist], [was folgt], im Zeitplan für [Datum]. Von dir wird gerade nichts benötigt — ich halte dich nur auf dem Laufenden.

7. Die Arbeit liefern

Hallo [Name], [Liefergegenstand] ist fertig — du findest es hier: [Link]. Schau es dir an, wenn du Zeit hast, und sende dein Feedback bis [Datum]. Ich habe [Notizen/Anweisungen] beigefügt, um dir bei der Prüfung zu helfen.

8. Eine Rechnung senden

Hallo [Name], anbei Rechnung [#] über [Betrag], fällig am [Datum]. Die Zahlungsdetails stehen auf der Rechnung; sag mir, falls du noch etwas für deine Unterlagen brauchst. Danke für ein tolles Projekt!

9. Höfliche Zahlungserinnerung

Hallo [Name], nur eine freundliche Erinnerung, dass Rechnung [#] über [Betrag] am [Datum] fällig war. Falls sie schon unterwegs ist, ignoriere diese Nachricht bitte — ansonsten sag mir, ob du etwas von mir brauchst, um sie zu bearbeiten.

10. Umfangserweiterung handhaben

Gerne übernehme ich das, [Name]! Da es außerhalb unseres ursprünglichen Umfangs liegt, sende ich dir eine kurze Zusatzschätzung von [Betrag / Stunden], damit wir uns einig sind, bevor ich beginne. Passt das für dich?

11. Um ein Testimonial oder eine Empfehlung bitten

Hallo [Name], es war mir eine Freude, an [Projekt] zu arbeiten. Wenn du mit den Ergebnissen zufrieden warst, würde ein kurzes Testimonial — oder eine Vorstellung bei jemandem mit ähnlichem Bedarf — meinem kleinen Unternehmen sehr viel bedeuten. Kein Druck, und danke!

12. Ein Projekt höflich ablehnen

Hallo [Name], danke, dass du an mich gedacht hast. Ich bin bis [Zeitrahmen] vollständig ausgebucht, sodass ich dem nicht die Aufmerksamkeit widmen könnte, die es verdient. Falls sich der Zeitplan ändert, melde ich mich — und ich empfehle dir gerne in der Zwischenzeit [Name].

Hör auf, dieselben Kunden-E-Mails neu zu schreiben. Speichere sie einmal und füge sie überall ein, indem du // tippst.

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Mach sie schneller und persönlicher

Tausche immer die Teile in Klammern aus — ein Name und ein Datum dauern Sekunden und ändern den ganzen Ton.
Behalte deine Signatur und Preisliste als separate Textbausteine zum Einfügen.
Gib den täglich genutzten eine kurze Abkürzung wie ;angebot oder ;rech.
Nutze Platzhalter, damit {date} und der {name} des Kunden sich beim Einfügen ausfüllen.

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Häufig gestellte Fragen

Welche E-Mail-Vorlagen brauchen Freelancer am meisten?
Eine Antwort auf eine Projektanfrage, ein Angebot, Onboarding, eine Rechnung, eine Nachfassung und eine höfliche Zahlungserinnerung decken die meisten Kunden-E-Mails ab.

Wie kann ich diese Vorlagen schnell wiederverwenden?
Speichere sie als Textbausteine in ReplyKit und füge einen beliebigen ein, indem du // in Gmail oder deinem E-Mail-Programm tippst.

Wie halte ich Kunden-E-Mails persönlich?
Fülle Name und Projektdetails aus und passe eine Ton-Zeile an — die Vorlage übernimmt die Struktur, damit du nicht bei null anfängst.

Ist ReplyKit für Freelancer kostenlos?
Ja, kostenlos für bis zu 10 Textbausteine. Pro schaltet unbegrenzte Textbausteine und Synchronisierung zwischen Geräten frei.